Guide de gestion des stocks périmés : comment éviter la détérioration ?

 

Les stocks avec dates de péremption sont un élément essentiel des opérations de la plupart des entrepôts. La gestion de ces produits est une tâche complexe qui nécessite un système de suivi précis et une stratégie commerciale bien planifiée. Un manque de surveillance adéquate peut entraîner de graves problèmes : les produits périmés devront être radiés. Pire encore, ils pourraient arriver jusqu’au client. Pour une entreprise, cela signifie perte de temps, pertes financières et atteinte à sa réputation.

Comment mettre en place un processus garantissant que les produits quittent l’entrepôt à temps, générant ainsi des profits plutôt que des pertes ? Dans cet article, nous vous expliquons comment gérer efficacement les dates de péremption et optimiser la manutention des denrées périssables.

1. Qu’est-ce qu’une date d’expiration ?
2. Pourquoi est-il important pour les entreprises de surveiller le respect des dates d’expiration ?
3. Comment gérer les dates d’expiration ?
4. Conseils pour une gestion efficace des dates d’expiration
5. Questions fréquemment posées

Qu’est-ce qu’une date d’expiration ?

La date de péremption est la période pendant laquelle un produit conserve ses propriétés de consommation et reste sûr à utiliser. Il s’agit d’un paramètre clé pour les entreprises qui traitent des produits alimentaires, pharmaceutiques, cosmétiques ou autres biens nécessitant un contrôle de la durée de conservation. Elle est importante tant pour les consommateurs que pour les entreprises, car elle a un impact direct sur la qualité des produits, la satisfaction client et la conformité réglementaire.

Il est important de noter que la durée de conservation n’indique pas toujours la date exacte après laquelle un produit devient dangereux. Il s’agit souvent d’une estimation approximative de la période pendant laquelle le produit conserve une qualité optimale. Après cette date, le produit peut perdre progressivement ses propriétés, mais ne devient pas nécessairement inutilisable immédiatement.

La date de péremption est directement liée aux conditions de stockage d’un produit. Les produits laitiers ou la viande, par exemple, nécessitent des températures spécifiques pour rester frais jusqu’à la date limite de conservation indiquée. Le non-respect de ces conditions de stockage peut entraîner une détérioration prématurée, même avant la date de péremption indiquée. Par conséquent, lors de la gestion des dates de péremption, il est crucial non seulement de les surveiller, mais aussi de garantir le respect de toutes les exigences de stockage.

Pourquoi est-il important pour les entreprises de surveiller le respect des dates d’expiration ?

La gestion des dates de péremption est un processus essentiel pour les entreprises traitant des denrées périssables. Négliger cet aspect peut entraîner de graves conséquences.

Les produits ou médicaments périmés peuvent présenter de graves risques pour la santé des consommateurs. Cela peut entraîner des conséquences juridiques et une perte de confiance envers votre marque. Par conséquent, le premier argument, et peut-être le plus évident, en faveur d’un suivi efficace des dates de péremption est la sécurité des consommateurs.

Les produits invendus ou périmés entraînent des pertes directes pour l’entreprise. Une gestion des stocks efficace permet d’identifier rapidement les produits périmés et de les retirer de la circulation. Cela réduit le risque de pertes et de pertes financières associées.

Un autre aspect important est le respect de la loi. La plupart des pays ont des réglementations strictes concernant la vente de produits à durée de conservation limitée. Le non-respect de ces règles peut entraîner des amendes et autres sanctions.

Les clients s’attendent à ce que les produits qu’ils achètent soient frais et de qualité. Vendre des articles dont la date de péremption est proche ou dépassée sape la confiance envers la marque et peut entraîner une perte de fidélité.

Une gestion organisée des dates de péremption améliore l’efficacité globale des opérations d’une entreprise. L’optimisation des processus de stockage et de distribution des produits permet de réduire les délais de traitement des commandes, d’améliorer la qualité du service client et de renforcer la compétitivité sur le marché. Dans un environnement hautement concurrentiel, la capacité à réagir rapidement aux variations de la demande et à proposer des produits frais devient un facteur clé de réussite.

Comment gérer les dates d’expiration ?

Pour une entreprise, la durée de conservation est un guide qui permet de planifier la logistique, de contrôler les stocks et de minimiser les pertes de valeur. Selon l’ampleur de vos stocks et les ressources disponibles, vous pouvez choisir l’une des méthodes de suivi suivantes :

Méthode manuelle

La méthode la plus simple et la plus accessible. Le suivi des stocks avec dates de péremption est assuré par des registres papier. Les dates d’arrivée et de péremption des produits, ainsi que les informations sur les ventes, sont enregistrées sur des journaux ou des fiches. Cette option peut convenir aux entreprises proposant une gamme restreinte de produits, mais avec un volume important de marchandises, la saisie manuelle des données devient complexe et risquée. De plus, les données peuvent facilement se perdre sous ce format. Toute erreur peut entraîner l’utilisation ou la vente de produits périmés.

Suivi dans une feuille de calcul Excel

Pour une approche plus organisée, il est possible d’utiliser des feuilles de calcul Excel . Elles facilitent l’organisation et la systématisation des données. De plus, cette méthode permet d’automatiser certains processus grâce à des formules. De plus, les feuilles de calcul sont faciles à modifier et à mettre à jour, ce qui rend cette méthode plus flexible et précise. Cependant, Excel n’est pas si éloigné des registres papier. Il repose toujours sur la saisie manuelle des données, et une seule erreur dans la feuille de calcul peut suffire à perturber ou à inexact l’ensemble du système d’inventaire.

Utilisation de logiciels

La méthode la plus efficace consiste à utiliser un logiciel spécialisé pour suivre les dates de péremption . Ces programmes offrent de nombreuses fonctionnalités, notamment des notifications automatiques à l’approche des dates de péremption, l’intégration avec d’autres systèmes d’inventaire et des capacités d’analyse de données.

L’automatisation réduit considérablement le temps nécessaire à la gestion des dates de péremption et minimise le risque d’erreurs. Malgré son coût élevé et la nécessité de former le personnel, cette méthode est la plus fiable et la plus pratique pour les grandes entreprises.

Conseils pour une gestion efficace des dates d’expiration

La date de péremption permet aux consommateurs d’éviter des conséquences désagréables et de préserver leur santé. Leur fournir des produits périmés peut entraîner de lourdes amendes, voire des poursuites pénales. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pour vous aider à éviter les risques de détérioration des produits, à optimiser la gestion de vos entrepôts et à accroître l’efficacité globale de votre entreprise. Ceci est particulièrement important lorsqu’il s’agit de produits qui affectent directement la santé et la sécurité des consommateurs.

1. Mettre en place un système de rotation

La rotation des stocks est la base d’une gestion efficace des dates de péremption. Utilisez la méthode FIFO (premier entré, premier sorti) pour les produits à longue durée de conservation. Cette méthode garantit que les produits arrivant en premier dans l’entrepôt sont les premiers à être vendus ou utilisés. Ainsi, les produits arrivant plus tôt ne resteront pas trop longtemps dans l’entrepôt et ne se gâteront pas. Pour mettre en œuvre cette approche, vous pouvez organiser l’entrepôt de manière à placer les nouveaux arrivages derrière les lots plus anciens, ce qui facilite la priorisation de la vente ou de l’utilisation des stocks plus anciens.

Pour les produits périssables, tels que les denrées alimentaires ou les produits pharmaceutiques, la méthode FEFO (First Expired, First Out) est plus adaptée. Grâce à cette méthode, une entreprise vend ou utilise en premier les produits dont la date de péremption est la plus proche. Cela permet de minimiser les risques de détérioration et de perte de produits dont la durée de conservation est dépassée. La méthode FEFO exige un suivi rigoureux de la date de péremption de chaque produit et un suivi continu de ces données. La mise en œuvre d’un système de gestion d’entrepôt (WMS) performant est nécessaire pour cette approche.

Une rotation régulière contribuera à maintenir le flux naturel des marchandises et à éviter leur expiration.

2. Organiser un stockage approprié

Les conditions de stockage ont autant d’impact sur la durée de conservation des produits que leur date de production. Assurez-vous que les paramètres optimaux de température, d’humidité et d’éclairage sont maintenus dans l’entrepôt. Pour les produits alimentaires et pharmaceutiques, utilisez des unités de réfrigération spécialisées. Divisez les zones de l’entrepôt par type de produit afin d’éviter les erreurs de stockage et de garantir que chaque produit est conservé dans des conditions optimales.

3. Effectuer des audits d’inventaire réguliers

Les contrôles d’inventaire programmés permettent d’identifier rapidement les produits dont la date de péremption approche et d’éviter leur détérioration. Les audits d’inventaire permettent également de vérifier l’exactitude des données comptables. Pour les grands entrepôts, il est recommandé d’effectuer des contrôles par échantillonnage chaque semaine, tandis que pour les plus petits, des audits complets doivent être effectués chaque mois.

4. Optimiser le volume d’achat

Les stocks excédentaires sont une cause fréquente de dépréciations. Analysez les données de vente, la saisonnalité et les tendances de la demande pour commander le volume optimal de produits. Pour les produits à courte durée de conservation, essayez de minimiser les stocks tout en maintenant des stocks suffisants pour répondre à la demande actuelle.

5. Travaillez avec des fournisseurs fiables

Choisissez des partenaires qui garantissent une qualité de produit stable et une durée de conservation suffisante à la livraison. Vérifiez les conditions de stockage et de transport proposées par les fournisseurs. Un fournisseur fiable réduit non seulement le risque de produits périmés, mais garantit également la qualité des produits que vous proposez à vos clients.

6. Lancez des promotions pour les produits dont la durée de conservation est expirée

Organiser des remises et des promotions sur les produits approchant leur date de péremption est un moyen efficace de booster vos ventes. Vous pouvez proposer des remises sur des articles individuels ou créer des offres groupées avec d’autres produits. Cela permet non seulement de réduire les stocks excédentaires, mais aussi d’attirer de nouveaux clients, augmentant ainsi vos ventes et votre fidélité.

7. Former les employés

Le personnel chargé de la gestion des stocks doit savoir vérifier les dates de péremption, stocker correctement les produits et les vendre dans les délais. Des formations régulières permettront de minimiser les erreurs, comme l’oubli de produits dont la date de péremption approche. Formez les employés de l’entrepôt aux méthodes FIFO/FEFO et à l’utilisation d’un logiciel de gestion des stocks pour garantir un fonctionnement fluide et efficace.

8. Tenir des registres et des analyses

Collectez et analysez les données sur les mouvements de stock, les dates d’expiration et la fréquence des radiations. Le reporting vous permet non seulement de suivre l’efficacité des processus actuels, mais aussi de trouver des pistes d’amélioration. Par exemple, l’analytique vous permet d’identifier les produits à faible rotation et d’ajuster vos volumes d’achat ou vos stratégies marketing en conséquence.

9. Suivez les dates d’expiration grâce à la technologie

L’automatisation du suivi des stocks contribue à minimiser les erreurs. Un logiciel permet de suivre les dates d’expiration, d’envoyer des notifications d’expiration imminente et de générer automatiquement des listes de priorité pour les produits à vendre en priorité. Ceci est particulièrement utile pour les grands entrepôts avec un volume de marchandises important.

Grâce à la mise en œuvre de la technologie, votre entreprise pourra se concentrer sur sa croissance tout en évitant les risques liés aux produits périmés. Investir dans de telles solutions sera rentable grâce à une précision, une rapidité et une efficacité accrues de tous les processus d’entrepôt. En choisissant l’automatisation, vous posez des bases solides pour la croissance et la stabilité de votre entreprise.

Stock périmé

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Questions fréquemment posées

1. En quoi la date d’expiration diffère-t-elle de la durée de conservation ?

La date limite d’utilisation optimale définit la période pendant laquelle un produit reste propre à la consommation. Passé ce délai, il peut devenir nocif pour la santé. La durée de conservation désigne la période pendant laquelle le produit conserve ses qualités. Après cette période, il peut encore être consommé.

1. Comment bien organiser la rotation des produits dont la date de péremption approche ?

La meilleure pratique consiste à utiliser les méthodes FIFO (premier entré, premier sorti) ou FEFO (premier périmé, premier sorti). Ces approches privilégient la vente ou l’utilisation des produits dont la date de péremption est la plus proche, contribuant ainsi à minimiser les pertes.

2. Est-il nécessaire de mettre à jour manuellement les informations de date d’expiration dans les systèmes logiciels ?

Les logiciels de gestion des stocks permettent le suivi automatique des dates de péremption, réduisant ainsi considérablement la nécessité de mettre à jour manuellement les informations. Cependant, dans certains cas, il est important de saisir correctement les données à l’arrivée des marchandises à l’entrepôt pour le bon fonctionnement du système. Si l’emballage comporte un code-barres contenant des informations sur la date de péremption, il peut être scanné à l’aide d’un lecteur de codes-barres.

4. À quelle fréquence les dates d’expiration doivent-elles être vérifiées dans l’entrepôt ?                                                                                                          Si vous disposez d’un système de comptabilité automatisé, il informera les employés des produits dont la date de péremption approche. Cependant, il est important d’effectuer des contrôles périodiques pour garantir l’exactitude des données du système et la ponctualité des notifications, par exemple une fois par mois ou par trimestre.

5. Que faut-il faire si la date d’expiration d’un produit est dépassée mais que le produit n’a pas encore été vendu ?                                                         

   Si un produit dont la date de péremption est dépassée n’a pas été vendu, il doit être immédiatement retiré de la circulation et éliminé s’il présente un risque pour la santé ou la sécurité. GN peut recuper vos produits avec une date d’expiration et vous delivre une attestation de recyclage.

6. Pouvez vous gerez un enlevement de plusieurs palettes de marchandises périmés rapidement ?

Grace à notre experience et nos équipes nous pouvons recuperer vos marchandises rapidement. Une attestation de recyclage vous sera remis après la reception de votre marchandise.